PaperOffice – Das beste digitale Büro?

Ein voller Briefkasten mit Rechnungen und Verträgen, das ist sicherlich schon einige Zeit her. Zumindest in der Privatwirtschaft geht es immer mehr weg vom gedruckten Papier und hin zu elektronischen Dokumenten.

So sinnvoll und umweltschonend das auch ist, es gibt auch einige Nachteile dabei. Nachteile? Naja, nicht direkt. Eher welche, die durch die eigene Bequemlichkeit entstehen.
Nun ist es zumindest bei mir in den meisten Fällen so, dass viele Dokumente per Mail einflattern oder als Download durch diverse Vertragspartner zur Verfügung gestellt werden. Diese schaut man sich an, speichert sie vielleicht auch lokal zur Sicherung ab aber wenn man kein richtiges System dahinter hat oder mal schnell auf der Suche nach etwas Bestimmten ist, kann das schnell in Frust ausarten.

Seit einigen Jahren bin ich nun auf der Suche nach eine Software, die mir die Digitalisierung oder besser gesagt die Ordnung in meinen digitalen Ordnern erleichtert. Große Anforderungen hatte ich nicht (dachte ich zumindest) aber es war trotzdem schwer etwas passendes zu finden.

Was wollte ich haben?:

• Eine komplette offline Lösung oder anders gesagt, die Daten sollten nicht in einer Cloud liegen.
• Die gespeicherten Dokumente sollten verschlüsselt sein.
• Mails bzw. Mailanhänge sollten wenn möglich mit einem Klick in die Verwaltungssoftware importiert werden.
• Die gespeicherten Dokumente sollten mit einem Schlagwort verbunden werden können.
• Über die Software direkt (also ohne einen weiteren Drittanbieter) sollte das Scannen von Dokumente möglich sein und per OCR durchsuchbar gemacht werden.
• Im Idealfall ist die Software kostenlos oder hat zumindest einen einmaligen Kaufpreis und ist kein Abo Modell.

Ihr glaubt, da bekommt man Angebote, wie Sand am Meer? Weit gefehlt!

Schon alleine die Suche gestaltete sich etwas schwierig. Vor einiger Zeit lief das ganze Konzept noch unter der Bezeichnung „Digitales Büro“, dann wurde einfach der Begriff Dokumentenmanagement System (DMS) aus dem englischsprachigen Bereich übernommen.

Versucht man mit beiden Schlagworten etwas zu finden, bekommt man durchaus etwas angeboten aber meist ist das nicht das Gelbe vom Ei. Ein Programm ist mir dabei öfter unter die Augen bekommen, es nennt sich ELO. Diese Abkürzung steht für Elektronischer Leitz-Ordner. Mit dieser Software habe ich etwas herumexperimentiert aber weder die Integration in Outlook hat funktioniert, noch wurden die Dokumente verschlüsselt abgelegt. Es gibt zwar eine Möglichkeit das über diverse Einstellungen einzurichten aber leider ist das Backend doch recht kompliziert gestaltet, sodass ich dann davon Abstand genommen habe.

Was gibt es nun für Alternativen oder bessere Programme?

Bei meiner Suche bin auch ebenfalls auf PaperOffice aufmerksam geworden. Nach einem kurzen Blick auf die Webseite konnte ich feststellen, dass hier all meine Wünsche erfüllt werden.

Die Basisversion, bezeichnet als HOME Free, ist kostenfrei erhältlich und hat alle Funktionen, die man im Arbeitsalltag benötigt. Die Verwaltungsgröße ist hier zwar auf 500 Dokumentenseiten begrenzt aber das reicht für einen nicht geringen Zeitraum aus. Nach der Installation erhält man die Möglichkeit die „höheren“ Lizenzmodelle für einen bestimmten Zeitraum zu testen. Ich kann das nur jeden empfehle, um einfach mal den vollen Funktionsumfang der Software kennenzulernen.

Bisher habe ich mit der Version „HOME Free“ gearbeitet, die mich schon voll überzeugt hat.

Nach einem netten Kontakt mit PaperOffice habe ich die Möglichkeit erhalten das Programm in der Team PLUS Lizenz zu testen – an dieser Stelle nochmals recht herzlichen Dank dafür!

Dies möchte ich nutzen, um euch Einblicke in die Software und deren Funktion zu geben, sowie gewisse Arbeitsabläufe darzustellen.  Freut euch also schon auf meine kommenden Berichte.

Wenn Ihr Fragen habt oder das Programm bereits nutzt und mir noch ein paar Tricks verraten wollt, dann schreibt diese gern in die Kommentare.

Achtung Werbung!

Ich werde für diesen Artikel von PaperOffice nicht bezahlt. Alle Inhalte sind meine Meinung, die ich unabhängig von der Bereitstellung der Testlizenz tätige. Die gemachten Aussagen wurden mir weder vorgeschrieben, noch zensiert.
Nach diversen Rechtsprechungen muss ich diesen Beitrag trotzdem als Werbung deklarieren obwohl es meine eigene Meinung zu diesem Produkt ist.